展覽會展品運輸的基本程序

　　對于參展商而言，只有當展品被安全送到展覽會現場后才能按計劃布展和展出，因而展品運輸工作會直接影響主辦單位的籌展進程。為保證展品如期、安全地抵達展覽會現場，參展商需要和運輸代理商密切配合。概括而言，展品運輸的基本程序可以分為四個階段。

　　（1）運前：認真挑選運輸商

　　在參展商確定參展以后，主辦單位會告知其指定的運輸代理商信息，參展商也可以主動向主辦方了解。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄，并主動與他們聯絡。通常的操作方式就是：運輸代理商將一份貨單傳給參展商，上面列出收費標準、發貨日期、收貨人等項目，參展商將貨物的情況填寫清楚后回傳給運輸商。尤其需要注意的是，參展商一定要將展品的詳細情況告訴運輸商，譬如有沒有超長、超大型或者有特殊要求的貨物等。

　　在協議簽訂之前，運輸商一般會給參展商傳真一份運輸指南，其主要內容包括運輸公司和展覽館的通訊地址、聯系方式和聯系人；接貨時間安排；包裝標識；收貨人（一般就是運輸公司名稱）；到貨通知；保險；服務項目及收費標淮；委托協議等。

　　需要指出的是，海外參展商雖然可以自由選擇運輸商，但應該注意：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承遠，但是對于海關監管的展品的運輸，則不是任何公司都能完成的。目前，并不是每個公司都可以做這種監管運輸的業務。因此，海外參展商在選擇運輸公司時要特別注意這個問題。

　　（2）運中：緊密聯系運輸商

　　發貨后要通知運輸代理商，告訴對方負責人貨已經發出，井將運單傳真過去，上面寫清楚貨名及規格、發貨公司的名稱等信息。通知的方式最好不要僅用電話，最好以書面形式發傳真，以便于對方根據文件上內容進行核對。

　　在發貨時，包裝箱的標簽要全面、清楚，包括企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等。這些雖然是細節，但很容易產生麻須，有的企業只寫展覽館的名稱，而沒有寫展覽會名稱，這就可能耽誤運輸。在歐美發達國家，貨物運輸的各項標志比較規范。例如，在較大設備的包裝箱外，參展商會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來起吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時要加好防震材料，箱子外面則特別注明易碎標志；如果展品不能倒方，也應該清楚表明。

　　此后，參展商要繼續和運輸代理保持緊密的溝通，因為在運輸過程中通常會有一些意外情況發生。按照慣例，參展的貨物通常是在開幕前兩天運到，萬一出現差錯便會影響布展工作。

　　（3）進館：迅速有序搬進場

　　由于展前準備時間一般很短，更何況有些設備還需要有調試的時間，因而展品進館時間非常寶貴，所有參展商都希望自己盡早進館，但這是不現實的。在一些大型機械展中往往會出現這樣的現象，某個參展商的展品很大，進館時堵在了場館的中間，導致誰的展品也進不去。因此，為了盡量節約進館時間，參展商應該聽從運輸代理商的安排，由運輸商根據自身的經驗統籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。

　　另外，目前由于部分展覽館管理不善，在展覽會搭建現場往往有一些游擊隊式的搬運工。他們看見參展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承報搬運業務。這種搬運服務價格雖低，但服務質量沒有保證。在搬運過程中發生展品損壞時，他們通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，在搬運工程中會趁機盜竊展品或參展商的錢物。

　　（4）展后：妥善處理參展品

　　展覽會結束前夕，參展商需要和所委托的運輸商提前溝通，商定好撤展以及展品回運的地點、時間等事宜。

　　另外，由于同主題展覽會的存在，一些企業有時希望在展覽會結束后再去參加在另外一地舉辦的展覽會。如果是進口展品，就要事先與運輸代理商溝通，因為海關監管的產品報關手續比較繁瑣。若兩個展覽會不在同一個國家，參展商除了要考慮海關轉關時間的因素外，還應考慮運輸的問題。每年某些季節是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。