一、交通

　　▲ 將年會(huì)安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi)。隨著汽油價(jià)格上漲，交通費(fèi)用在不斷增加。為了將交通費(fèi)用降低到最低點(diǎn)，要盡可能將年會(huì)安排在距離大多數(shù)參會(huì)代表住宿地點(diǎn)比較近的地方，或者盡可能找一個(gè)參會(huì)代表可以步行到會(huì)場(chǎng)的年會(huì)中心去開(kāi)會(huì)。

　　▲ 引導(dǎo)同城的參會(huì)代表乘坐公共交通工具到年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，特別是年會(huì)中心正好有停靠站的。通常情況下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐出租車價(jià)格要低。

　　▲ 將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場(chǎng)班車、公交車或地鐵發(fā)票。

　　▲ 在與酒店、度假村商談的時(shí)候，要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來(lái)去酒店的專車服務(wù)，而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位。

　　▲ 要求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰?huì)代表到展覽現(xiàn)場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù)。

　　▲ 使用航空公司的貴賓休息室為年會(huì)團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù)。

　　▲ 旅行要錯(cuò)過(guò)高峰期(一大早或晚上)。

　　▲ 問(wèn)一問(wèn)酒店是否提供機(jī)場(chǎng)免費(fèi)接送服務(wù)。

　　▲ 讓年會(huì)中心為參會(huì)代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場(chǎng)所。

　　▲ 讓贊助商支付班車費(fèi)用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、年會(huì)中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告。

　　▲ 搞清楚需要多少臺(tái)客車，預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘俊?/p>

　　▲ 如果你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話，可以將酒店訂在年會(huì)中心附近步行的范圍內(nèi)，無(wú)需提供接送服務(wù)。如果這樣做的話，一定在你的注冊(cè)材料中寫(xiě)清楚，讓參會(huì)代表都知道。

　　▲ 如果你的參會(huì)代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中，以便于集中安排殘疾人車輛。

　　二、會(huì)務(wù)組成員

　　▲ 雇傭現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和服務(wù)人員，不用為會(huì)務(wù)組成員付交通費(fèi)。

　　▲ 了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定。

　　▲ 安排會(huì)務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)展工作，避免加班。

　　▲ 按天為會(huì)務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助，精確地規(guī)劃出他們?cè)诓惋嫼徒煌ㄙM(fèi)用方面的許可范圍。

　　▲ 盡可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者。

　　三、演講人與娛樂(lè)

　　▲ 請(qǐng)會(huì)員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人。對(duì)于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會(huì)來(lái)說(shuō)，會(huì)員名單中總是會(huì)有一些重量級(jí)的專家可以作演講人。如果可能的話，以減免注冊(cè)費(fèi)的方式邀請(qǐng)會(huì)員到會(huì)演講。也可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)氐难葜v人，以節(jié)省旅行費(fèi)用。

　　▲ 對(duì)于那些需要旅行到年會(huì)舉辦地的演講人，給他們準(zhǔn)備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五星級(jí)酒店以及頭等艙機(jī)票費(fèi)用。

　　▲ 如果考慮邀請(qǐng)知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話，就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系，來(lái)滿足你的音樂(lè)和娛樂(lè)方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且?guī)缀鯖](méi)有什么費(fèi)用。另外，如果他們是一個(gè)非盈利組織的話，你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織，這不能不算是一件好事。

　　▲ 開(kāi)始行動(dòng)吧!演講人和娛樂(lè)費(fèi)用通常每年都上漲。鎖定今年的費(fèi)用。

　　▲ 放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法，談一個(gè)一攬子費(fèi)用方案。

　　▲ 將演講人和娛樂(lè)團(tuán)隊(duì)安排在同一家酒店或同一個(gè)城市。

　　▲ 在年會(huì)中經(jīng)常與多面手合作。

　　▲ 了解演出團(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂(lè)家數(shù)量。

　　▲ 尋找一個(gè)在你的年會(huì)舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì)。如果你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì)，你可以節(jié)省機(jī)票費(fèi)用，沒(méi)準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用。

　　▲ 讓你的演講人在年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)銷售他的或她的圖書(shū)、CD或其它產(chǎn)品，以換取他們?cè)谘葜v費(fèi)用方面的讓步。

　　四、配置與搭建

　　▲ 了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會(huì)前后舉辦年會(huì)，與他們一起購(gòu)買(mǎi)搭建所需的物品。這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用。

　　▲ 如果你的會(huì)期超過(guò)兩天，年會(huì)室的配置與搭建不要有變化。

　　▲ 現(xiàn)場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專用的辦公桌。

　　▲ 減少儲(chǔ)備用房，節(jié)省視聽(tīng)與配置費(fèi)用。

　　▲ 使用酒店里具有兩種配置功能的空間，比如一個(gè)空間既可以開(kāi)會(huì)也可以用餐。可以用幕簾或植物把空間隔開(kāi)。

　　▲ 使用一個(gè)戶外場(chǎng)所以減少裝飾費(fèi)用。

　　▲ 使用公共場(chǎng)所開(kāi)會(huì)，如圖書(shū)館、公園、植物園、博物館等。這些地方費(fèi)用很低，因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐。

　　▲ 開(kāi)發(fā)一些可以重復(fù)使用的年會(huì)標(biāo)牌。

　　▲ 不用自己購(gòu)買(mǎi)標(biāo)牌，可以用酒店的。

　　五、印刷

　　▲ 把年會(huì)資料刻在CD上，或放在網(wǎng)上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對(duì)有環(huán)保意識(shí)的參會(huì)代表也很有吸引力。對(duì)于同等信息量的資料，紙質(zhì)印刷品要比CD光盤(pán)成本高很多。如果參會(huì)代表喜歡紙質(zhì)材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過(guò)電腦觀看。

　　▲ 年會(huì)策劃者盡量通過(guò)電子郵件開(kāi)展年會(huì)營(yíng)銷工作，這樣可以節(jié)省郵寄費(fèi)用和印刷費(fèi)用。

　　▲ 請(qǐng)一些高質(zhì)量的印刷商為你提供報(bào)價(jià)。每一項(xiàng)印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商都有不同的設(shè)備、停工期和成本標(biāo)準(zhǔn)。

　　▲ 學(xué)習(xí)一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)。你越了解你的圖文設(shè)計(jì)和印刷需求，印刷商就越可能準(zhǔn)確地向你提供你所需要的東西。

　　▲ 使用標(biāo)準(zhǔn)表格，表格中規(guī)定了所有的變量(放量、背面使用情況、數(shù)量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等)。這樣做你就不會(huì)忘掉印刷事務(wù)中的一些重要細(xì)節(jié)。

　　▲ 要與新的技術(shù)保持一致。經(jīng)常問(wèn)一問(wèn)你的印刷商，看他們是否有更簡(jiǎn)單、更快速或者更便宜的方法。

　　▲ 如果你的印刷材料必較多，考慮請(qǐng)一名印刷顧問(wèn)。通常情況下，印刷顧問(wèn)可以為你的年會(huì)印刷打包業(yè)務(wù)找到最佳的供應(yīng)商。

　　▲ 在年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)租一臺(tái)復(fù)印機(jī)，并自己帶上紙張。

　　▲ 復(fù)印紙的兩面盡量都使用，以節(jié)省紙張費(fèi)用和運(yùn)費(fèi)。

　　▲ 用藝術(shù)系的學(xué)生作圖文設(shè)計(jì)。

　　▲ 用明信片來(lái)促銷年會(huì)。

　　▲ 設(shè)計(jì)印刷品時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張。

　　▲ 將大宗郵件交郵局按大宗處理。

　　▲ 如果你的印刷品需要全色印刷，盡可能將彩色照片放在一面上。這樣可以節(jié)省印刷費(fèi)用。

　　▲ 總是讓多個(gè)印刷商提供報(bào)價(jià)，因?yàn)楦鲝S家印刷成本相差很大。

　　▲ 與酒店的商務(wù)中心商談復(fù)印、傳真和秘書(shū)服務(wù)的整體打折問(wèn)題。

　　▲ 使用當(dāng)?shù)啬陼?huì)與觀光局的照片、招貼、促銷夾、年會(huì)文件夾以及旅游咨詢等。這些項(xiàng)目通常都是免費(fèi)的。

　　▲ 直接從制造商那里購(gòu)買(mǎi)禮品。在年會(huì)舉辦地當(dāng)?shù)刭?gòu)買(mǎi)禮品，以節(jié)省運(yùn)輸費(fèi)用。

　　▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細(xì)規(guī)定。

　　六、客房與會(huì)議室

　　▲ 只在客房上作出讓步。在賣(mài)方市場(chǎng)條件下，酒店不愿意在客房?jī)r(jià)格上作出過(guò)多的讓步，因?yàn)檫@是他們利潤(rùn)的最大來(lái)源。如果撇開(kāi)客房問(wèn)題，酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的讓步——客房贈(zèng)送、附加會(huì)務(wù)組優(yōu)惠房?jī)r(jià)、免費(fèi)機(jī)場(chǎng)接送，甚至食品與飲料優(yōu)惠等。如果你使勁盯住房?jī)r(jià)，你可能就得不到酒店在其它方面的讓步，最后的結(jié)果有可能是什么也得不到。

　　▲ 避免預(yù)訂過(guò)多的房間。了解你組織過(guò)的年會(huì)的訂房紀(jì)錄，這對(duì)于避免預(yù)訂過(guò)多的房間是非常重要的。如果你知道通常使用多少個(gè)房間，你就會(huì)有更大的把握來(lái)準(zhǔn)確地預(yù)訂房間數(shù)。有的年會(huì)策劃者在房間預(yù)訂方面過(guò)于保守，這倒是不會(huì)造成什么浪費(fèi)，可這樣做又會(huì)冒空房不夠用的風(fēng)險(xiǎn)。

　　▲ 了解你的年會(huì)能為酒店創(chuàng)造多少價(jià)值。當(dāng)你與酒店就房?jī)r(jià)談判時(shí)，你應(yīng)該攜帶充足的你的年會(huì)可能在該酒店花費(fèi)多少錢(qián)的詳細(xì)資料，而不僅僅是在年會(huì)室、客房、食品和飲料方面的花費(fèi)。設(shè)法搞到你的年會(huì)在酒店花費(fèi)的詳細(xì)資料，包括餐廳、酒吧、溫泉、高爾夫、互聯(lián)網(wǎng)、禮品店等。換句話說(shuō)，你要了解每一塊錢(qián)的去向。這樣做，當(dāng)然需要酒店方面的幫助，但年會(huì)策劃者還是應(yīng)該索取這方面的信息以備將來(lái)之用。有了這些資料，你就可以更好地向酒店說(shuō)明你的年會(huì)到底能為他們帶來(lái)多少價(jià)值，從而增加你的談判籌碼。

　　▲ 到二線或更小一些的城市。到二線或三線城市辦會(huì)，通常更實(shí)惠，房?jī)r(jià)也會(huì)更低，這與該城市的具體情況有關(guān)。總的來(lái)說(shuō)，一個(gè)城市的需求越低，房?jī)r(jià)就越低。在二線城市，年會(huì)中心年會(huì)室的價(jià)格也會(huì)比較容易談。

　　▲ 使用大學(xué)里的年會(huì)場(chǎng)所。如果牽涉不到住宿問(wèn)題，大學(xué)里的年會(huì)場(chǎng)館是一個(gè)比較便宜的選擇。很多大學(xué)會(huì)向較小的年會(huì)團(tuán)隊(duì)出租年會(huì)室。但在那兒舉辦年會(huì)，你得自己準(zhǔn)備食品和飲料。

　　▲ 簽訂多年年會(huì)合同。如果與酒店簽訂多年年會(huì)合同，年會(huì)策劃者可以在酒店拿到較好的價(jià)格。一些年會(huì)策劃者發(fā)現(xiàn)，就單個(gè)年會(huì)與酒店商談，酒店不愿意作出讓步，而當(dāng)一次預(yù)訂兩個(gè)或更多年會(huì)時(shí)，情況就不同了。與合作商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，可以節(jié)省費(fèi)用。

　　▲ 在會(huì)期和開(kāi)會(huì)模式上保持靈活性。在一線城市的賣(mài)方市場(chǎng)里，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，簡(jiǎn)單地在會(huì)期和辦會(huì)模式上保持靈活性，就可以達(dá)成很好的交易。在酒店的年會(huì)安排日程表中加進(jìn)自己的年會(huì)，就能獲得很好的優(yōu)惠條件。有時(shí)候，甚至僅僅改變?cè)谝恢軆?nèi)開(kāi)會(huì)的先后順序，就能夠獲得較低的價(jià)格。

　　▲ 給未來(lái)的年會(huì)費(fèi)用確定一個(gè)上限。預(yù)訂一個(gè)幾年以后的年會(huì)，考慮給年會(huì)的花費(fèi)確定一個(gè)上限，比如房?jī)r(jià)上漲率與通貨膨脹率要結(jié)合起來(lái)，如商定每年房?jī)r(jià)上漲率不超過(guò)5%等。

　　▲ 對(duì)你的酒店供應(yīng)商進(jìn)行研究。這里面有競(jìng)爭(zhēng)嗎?酒店的業(yè)務(wù)量飽滿嗎?你的年會(huì)是在旺季、淡季還是平季?你選擇的酒店?duì)I業(yè)多少年了?

　　▲ 研究酒店的門(mén)市價(jià)和團(tuán)隊(duì)價(jià)。撥打酒店或集團(tuán)的免費(fèi)熱線或預(yù)訂電話。通過(guò)這種方法可以了解酒店的最高價(jià)格。

　　▲ 客房預(yù)訂數(shù)量始終要保守一些。如果你預(yù)訂了過(guò)多的房間，最終你要為它支付費(fèi)用。

　　▲ 讓酒店為你年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)金賬單提供折扣。

　　▲ 了解你的機(jī)構(gòu)所在地和年會(huì)舉辦地的納稅規(guī)定。或許你還有可以免稅的項(xiàng)目而你不知道。

　　▲ 與酒店洽談一種按年會(huì)規(guī)模大小確定費(fèi)用比例的方法。

　　▲ 與酒店商談取消預(yù)付費(fèi)，或者至少將預(yù)付費(fèi)放在一個(gè)有利息的賬戶里。

　　▲ 就小型年會(huì)與酒店洽談時(shí)，要設(shè)法拿大年會(huì)的一部分作為交換。

　　▲ 提前向酒店把你所有的要求都講出來(lái)，包括：

　　優(yōu)惠范圍、機(jī)場(chǎng)接送、代表提前注冊(cè)、代表延遲注冊(cè)、客房免費(fèi)咖啡和茶免費(fèi)的年會(huì)空間、預(yù)演空間、搭建和拆除時(shí)間、免費(fèi)包裹接收服務(wù)、年會(huì)室的免費(fèi)早餐、延期費(fèi)用、免費(fèi)本地電話、免費(fèi)咖啡空間、減免嘉賓及會(huì)務(wù)組成員的停車費(fèi)、免費(fèi)為會(huì)務(wù)組成員進(jìn)行足底按摩、健身房免費(fèi)開(kāi)放或在健身休息時(shí)提供免費(fèi)教練服務(wù)、延遲截至期限、為演講人的客房提供優(yōu)惠、為會(huì)務(wù)組成員的客房提供優(yōu)惠、提高嘉賓和會(huì)務(wù)組成員的服務(wù)等級(jí)、歡迎禮物和便條

　　七、視聽(tīng)與演講技術(shù)

　　▲ 合理組合。把需要同樣技術(shù)條件的議程安排在相同的年會(huì)室內(nèi)，這樣就不用支付重新布置的費(fèi)用。

　　▲ 與經(jīng)常在外辦會(huì)的協(xié)會(huì)合作。了解一下哪一個(gè)協(xié)會(huì)或組織于你之前在你的年會(huì)中心或場(chǎng)所辦會(huì)，看一看你能否接著使用他們用過(guò)的設(shè)施或服務(wù)，以節(jié)省相關(guān)費(fèi)用。

　　▲ 對(duì)視聽(tīng)設(shè)備和其它服務(wù)進(jìn)行對(duì)外招標(biāo)。雖然并不全是，但在大多數(shù)情況下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)雇用外部視聽(tīng)設(shè)備提供商比使用酒店內(nèi)部的要好。

　　▲ 每一個(gè)年會(huì)室要一個(gè)免費(fèi)的麥克風(fēng)。

　　▲ 在談判視聽(tīng)設(shè)備時(shí)，要一個(gè)免費(fèi)的雙向無(wú)線電接受器。

　　▲ 租用合適尺寸的投影設(shè)備。與你的視聽(tīng)工作人員探討每一個(gè)年會(huì)室所需的最小尺寸的投影和配置。

　　▲ 不要隨意地在每一個(gè)年會(huì)室都布置視聽(tīng)設(shè)備。問(wèn)一問(wèn)你的演講人和主持人，看一看他們誰(shuí)最先需要。

　　▲ 直接與視聽(tīng)公司合作。這樣可以減少誤傳和中間費(fèi)用。

　　▲ 帶上你的備用電纜線和電壓保護(hù)器。如果現(xiàn)場(chǎng)突然需要，那會(huì)很費(fèi)錢(qián)的。

　　▲ 當(dāng)你需要大量視聽(tīng)設(shè)備的時(shí)候，預(yù)訂一個(gè)年會(huì)中心，大部分年會(huì)中心的總費(fèi)用當(dāng)中包含了視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用。

　　▲ 使用酒店里的閉路電視系統(tǒng)向參會(huì)代表公布年會(huì)日程安排、變動(dòng)通知、房間分配、展示時(shí)間、大會(huì)啟事以及活動(dòng)安排等。

　　▲ 在年會(huì)開(kāi)始之前，要重新確認(rèn)一下演講人的視聽(tīng)設(shè)備需求。演講人最開(kāi)始聲稱需要的視聽(tīng)設(shè)備，到開(kāi)會(huì)時(shí)他們或許并不打算使用。

　　▲ 如果你預(yù)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)需要量比較大的話，可以租一臺(tái)復(fù)印機(jī)或傳真機(jī)。

　　八、食品與飲料

　　▲ 了解你年會(huì)餐飲消費(fèi)的歷史。機(jī)會(huì)在于，并不是注冊(cè)參加年會(huì)的每一個(gè)人都會(huì)在會(huì)上用餐。通過(guò)了解歷史上有多少參會(huì)代表實(shí)際用餐，以及他們?cè)诓栊碗u尾酒會(huì)上的消費(fèi)量，你就不用為那些根本就不存在的餐飲消費(fèi)埋單。

　　▲ 控制提供的飲料。休息時(shí)，服務(wù)員會(huì)把所有空的咖啡杯子都倒?jié)M，即使在會(huì)場(chǎng)休息只剩下五分鐘時(shí)也是這樣。如果1加侖咖啡需要9美元的話，那么，這種浪費(fèi)就很大了。確信服務(wù)員在倒?jié)M咖啡杯之前要征求會(huì)務(wù)組人員的意見(jiàn)，尤其是在休息只剩下幾分鐘的情況下。或許你不用叫上10加侖的咖啡，有一兩加侖可能也就夠了。酒的情況也一樣。告訴服務(wù)員每一桌只開(kāi)一瓶紅葡萄酒或白葡萄酒，而且只在要求的情況下才給客人加滿，因?yàn)楹芏嗳烁揪筒缓染啤Ｈ绻幸蛔酪细嗟木疲蠓?wù)員征得會(huì)務(wù)組人員的同意。或許另外一桌還剩下半瓶沒(méi)有喝完。

　　▲ 批量預(yù)訂早餐。對(duì)于歐式早餐，要批量預(yù)訂，不要每人打包購(gòu)買(mǎi)。每人打包早餐往往超乎所需。通過(guò)批量預(yù)訂，可以節(jié)省一半的早餐費(fèi)用。

　　▲ 使用一般品牌的雞尾酒，不要用豪華品牌。

　　▲ 與招待協(xié)商飲料的價(jià)格。如果你能同意一個(gè)最低的消費(fèi)量，你就可以通過(guò)協(xié)商省去不少飲料服務(wù)費(fèi)用。

　　▲ 使用一些站著用餐的桌子。對(duì)于雞尾酒接待活動(dòng)，要用站著用餐的桌子，而不是坐著的。人們更愿意在一起交談，這很好，而且，站著交談，人們不容易整晚都待在那兒吃喝不停——這樣可以省錢(qián)。

　　▲ 從某種意義上說(shuō)，排一點(diǎn)隊(duì)也好。在雞尾酒接待活動(dòng)中，不用害怕在酒吧中排一些中等長(zhǎng)度的隊(duì)。排長(zhǎng)隊(duì)當(dāng)然不好，但排五六個(gè)人的隊(duì)能夠在很大程度上鼓勵(lì)人們相互交流，同時(shí)還會(huì)縮短人們?cè)陔u尾酒會(huì)上逗留的時(shí)間。

　　▲ 鎖定菜單價(jià)格。如果一個(gè)酒店不能提前向你提供具體的菜單，那么至少也應(yīng)該同意將來(lái)菜價(jià)的上漲不超過(guò)一定的百分比。

　　▲ 去掉全部酒精飲料。或者去掉硬飲料和混合飲料，只上軟飲料、瓶裝礦泉水、果汁、啤酒和紅酒。

　　▲ 按消費(fèi)量預(yù)訂。沒(méi)有食用的食品和飲料可以被退回，而且不收費(fèi)。同樣能夠被退回的還有蘇打和打包食品，如土豆片等，還有易腐爛的食品。

　　▲ 找到一家當(dāng)?shù)氐木茝S來(lái)贊助你的酒飲料開(kāi)支。

　　▲ 使用大瓶裝的飲料，不用小瓶的。

　　▲ 使用小盤(pán)子。

　　▲ 如果你的酒店靠近很多餐廳或購(gòu)物場(chǎng)所，你可以付錢(qián)讓他們自己去吃。這比在酒店為他們提供晚餐要便宜。