濟(jì)南電話會(huì)議程序？
發(fā)布日期：2016-04-12 發(fā)布員：濟(jì)南慶典公司
1、準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息。會(huì)議的內(nèi)容和時(shí)間確定后，應(yīng)及時(shí)向參加單位發(fā)出通知，傳遞會(huì)議的有關(guān)信息。
2、要特別說(shuō)明是否需要設(shè)立分會(huì)場(chǎng)。如要求一個(gè)單位的若干人員參加會(huì)議，就要設(shè)立分會(huì)場(chǎng)，而且要事先明確分會(huì)場(chǎng)的召集人。
3、要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。電話會(huì)議是一種實(shí)時(shí)交談的會(huì)議，任何一方都應(yīng)當(dāng)在同一時(shí)間參加會(huì)議，否則將影響信息的交流和獲取。
4、認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料。電話會(huì)議是一種以語(yǔ)言交流為手段的會(huì)議形式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會(huì)議局面信息的分發(fā)工作。對(duì)于要在電話會(huì)議中討論的文件，可在文件上標(biāo)明討論的順序編號(hào)和標(biāo)題，事先通過(guò)傳真發(fā)送給與會(huì)人員。會(huì)議進(jìn)行中還可補(bǔ)充傳遞有關(guān)文件信息。
5、合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。電話會(huì)議一般設(shè)主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)。召集方設(shè)主會(huì)場(chǎng)，其他參加會(huì)議的單位設(shè)分會(huì)場(chǎng)。為了使分會(huì)場(chǎng)的每個(gè)與會(huì)人員都能清楚地聽(tīng)到從其他會(huì)場(chǎng)傳送來(lái)的話音，并能方便地表達(dá)自己的意見(jiàn)，各會(huì)場(chǎng)應(yīng)裝有擴(kuò)音設(shè)備和話筒，并與電話機(jī)連接良好。人數(shù)較少或單位個(gè)人參加會(huì)議，可直接使用帶有免題揚(yáng)聲器的電話機(jī)。會(huì)議設(shè)備在會(huì)議開(kāi)始之前要認(rèn)真調(diào)試，確保性能良好。
6、按時(shí)接通電話。所有參加會(huì)議的人員應(yīng)至少提前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)議時(shí)間一到，由召集方以主叫的方式接通與會(huì)各方。互相通報(bào)出席情況。電話全部接通后，會(huì)議主席宣布會(huì)議開(kāi)始，要求各方相互通報(bào)姓名、職務(wù)。
7、做好會(huì)議記錄。用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息，會(huì)后整理成書面記錄材料。電話會(huì)議的錄音帶和書面記錄整理稿都要?dú)w檔保存。
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