會議的性質與規模不同，接待的要求、程序和規范也不同。大型會議參加人數較多，應及時做好接站工作。
大型會議具有參臺人數多，會期相對較長、議題相對較多的特點，對于開會代表，會議的組織部門要做到來要接，走要送，及時做好報到工作。在與會者集中抵達的幾天里，可隊在機場、車站安排專人等候．設立接待站。
接站前要做好充分準備，在車站機場設置接待站，制作醒目的牌子或橫幅，上面要標明：“XX會議接待處”的字樣。
接待站兩個人一班比較好，可以輪換去衛生間、買水或食物。當與會者抵達時，一個人引導與臺者上車，另一位可以留在接待站繼續等候其他客人。接待站的工作是把陸續到達者集中在一起進上車，而不必派人跟車。如果這樣安排的話，與會者抵達賓館后，應有人迎接，引導報到注冊。
在與會者抵達時間不太集中的時候，就不必派人一直守候在機場車站。如果司機不是本單位的，或者為了表示對與會者的尊重，應派人隨車迎接。為了節省人力，有時司機兼做接待人員，或者反之，接待人員自己開車。不過這種方法只適應迎接同一批到達的與會者，否則司機或接待人員將幾次往返于車輛和出站口之間，可能會顧此失彼，并且容易疲勞，于安全駕車不利。
