A) 活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺；
B) 活動(dòng)現(xiàn)場分工不明確導(dǎo)致管理混亂
C) 對(duì)現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧
“角色管理”
由于活動(dòng)現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來說是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。
根據(jù)活動(dòng)的主要參與成員的不同身份大致可以分為六類，即：活動(dòng)組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺(tái)/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方。可以根據(jù)活動(dòng)參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。把這種管理暫時(shí)稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動(dòng)者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)現(xiàn)場工作。
1、角色劃分
角色管理的前提是對(duì)參與活動(dòng)的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動(dòng)現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因?yàn)榻巧珓澐值淖罱K目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對(duì)一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會(huì)或時(shí)裝發(fā)布會(huì)，在舞臺(tái)方面會(huì)涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會(huì)涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺(tái)方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺(tái)方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個(gè)人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因?yàn)楦鞣降氖聞?wù)都非常的多，如果一個(gè)人來處理未免會(huì)顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時(shí)雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會(huì)顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個(gè)人來管理兩方面的事也會(huì)游刃有余的。
①活動(dòng)的組織方：主要包括活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。
②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會(huì)時(shí)的體育館方，在社區(qū)舉辦活動(dòng)時(shí)的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。
③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動(dòng)主體人員，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候的活動(dòng)主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊必須單獨(dú)管理。
④舞臺(tái)/燈光/音響制作方：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。
⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。對(duì)于某些大型的活動(dòng)，因?yàn)閰⑴c嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動(dòng)頻繁時(shí)，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。
⑥媒體記者方：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看位顒?dòng)都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動(dòng)的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值。所以對(duì)于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。
有時(shí)候，某些大型活動(dòng)的每一項(xiàng)都可能會(huì)有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺(tái)設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個(gè)時(shí)候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分。
總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動(dòng)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。
2、工作職能
各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：
①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)龋?/div>
②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求；
③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；
④及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況；
⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。
3、角色管理在籌備期的運(yùn)用
在活動(dòng)籌備期的工作安排，以及擬定工作計(jì)劃的時(shí)候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性，所以在活動(dòng)的籌備期間具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是，如果在活動(dòng)籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會(huì)更加“如虎添翼”，而對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場的管理也會(huì)顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動(dòng)現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動(dòng)的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺(tái)方面，可以在對(duì)舞臺(tái)、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到最后簽訂合同都有一個(gè)人專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)（當(dāng)然也可能是幾個(gè)人或一個(gè)小團(tuán)隊(duì)），而且在最后的活動(dòng)現(xiàn)場仍由其擔(dān)任舞臺(tái)、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對(duì)現(xiàn)場舞臺(tái)方面的監(jiān)督和控制都會(huì)更加順利高效。由于一般活動(dòng)從籌備開始到活動(dòng)的現(xiàn)場實(shí)施都有一個(gè)很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們?cè)趯?shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。
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