年會策劃活動的預算規劃:制定可行預算規劃然后按照規劃去安排工作;確定各項工作的時間安排. 通常而言,年會策劃活動的預算包括以下幾個方面:

  1、交通費用

  (1)、會議期間交通費用--主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通.

  (2)、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用.

  2、會議室/廳費用

  (1)、會議場地租金--通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施.

  (2)、會場布置費用--如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中.

  (3)、會議設施租賃費用--此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用.

  (4)、其他支持費用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等.

  3、餐飲費用

  會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的.

  (1)、中餐及午餐

  中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算--自助餐形式,按桌預算--圍桌式形式.如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用.

  (2)、會場茶歇

  此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算.通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主.

  (3)、聯誼酒會/舞會

  事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算.但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認.

  (4)、酒水及服務費

  通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費.在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費.

  (5)、其他--點心、水果及調制色酒

  4、視聽設備

  除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略.如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括: 設備本身的租賃費用,通常按天計算.

  設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理.

  音源--主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理.

  5、演員及節目

  通常可以選定節目后按場次計算--預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關.在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關--專場或包場除外.

  6、雜費

  雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等.雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。