如何策劃一場年會，并合理地安排時間

 

你能想象到的企業集體活動我們幾乎都策劃和執行過。

 

我不知道你所說的“負責后勤”究竟能負責公司的哪些事務，比如你提及的“物資采購”里你在預算和內容等方面有多大的話語權。所以這里就簡單地跟你說一下，一場年會的執行安排一般是如何來做的。既然是1月17號，那么我們就當作是今天（12月14號）開始好了！總體執行思路采用倒推法：

 

·當天，堅守崗位，保持電話和對講機暢通

 

·前推1天，搭建；第二次召開項目執行會議

 

·前推至少3天，純機動天數，不提前做任何安排

 

·前推至少5天，印刷品清點確認，包括背景板、簽到板、桌卡等等；召開項目執行會議，明確當天分工

 

·前推至少7天，物資清點，所有采購物資到位，包括禮品等；印刷品下單·前推至少10天，采購下單完畢，若接近雙11或節假日需要更提前·前推至少15天，最終確定參會人員和工作人員的安排，確定人數，購買保險；確定年會設計品；確定年會搭建、擺桌等方案和供應商簽訂合同；和場地簽訂合同（若為酒店，請再提早，越早越好）

 

·前推至少20天，設計年會KV；對接舞臺搭建、禮品、禮儀、表演、拍攝等供應商，確認報價

 

·前推至少25天，確定年會需求，列出物資清單、供應商清單；看場地，預估搭建需求和擺桌需求，最好制作平面+3D效果圖·越早越好，站在執行高度確定年會方案，主要為流程和內容·越早越好，預估年會規模，預估預算，找場地（年會場地有多難搶你一定知道，尤其是大規模，小規模+時間靈活的可以不用提前這么多）所以，理想情況下：

 

12月16日，【場地對接人名單.xls】【年會方案.ppt】

 

12月17日，確定【年會方案最終版.pdf】【活動執行時間表】

 

12月22日，確定【桌形和效果圖.pdf】【供應商清單.xls】【禮品清單.xls】

 

12月27日，確定【年會KV最終版.pdf】【報價單最終版.xls】

 

1月2日，確定【參會人員名單.xls】【工作人員名單.pdf】【保險底單.pdf】【XXX設計稿最終版.pdf】【XXX供應商合同.pdf】【XXX酒店合同.pdf】

 

1月7日，確定【采購確認單.xls】——[節目單]

 

1月10日，確定【采購單.xls】【印刷品下單確認單.pdf】

 

1月12日，確定【年會執行細則.xls】【工作人員名單最終版.pdf】【印刷品確認單.xls】

 

1月16日，監督搭建，對接供應商，確定【活動當天聯絡單.xls】——[彩排]

 

1月17日，臨場發揮大體思路就是這樣，時間節點是按照經驗大致去估計的。

 

根據你們所處的地方等等，肯定需要有所改變。另外，你永遠無法把握一個沒有合作過的供應商，如果有需要切記盡量提前+多確認。

 

 

一個人要把所有細節做到位是幾乎不可能的，不是我低估題主的能力，而是人的精力有限，現有資源很少的情況下可能光跟供應商打電話就要用掉好幾天了。而且雖然我給出了一個簡單的時間節點的建議，但是現在開始籌備真的非常緊張，即便對內行人來說，意外(不說大了，就比如快遞丟件)也是經常發生的。