招展程序

 

　　選擇好某個展覽，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、相關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

 

　　填好參展表格，返回給大會主辦者，并得以確認之后，你還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣你的展位便得到最后的確定。

 

　　費用預算

 

　　參展費用包括展覽費、展位裝飾裝修費、展品運輸費和機票、火車、長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、活動策劃宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。

 

　　展臺位置

 

　　展臺的集團由主辦者全盤規劃、按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排，工者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞給大會主辦者，越容易得到好的位置。

 

　　標準展臺

 

　　除國內某些大型商品訂化會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米，稱為標準展臺。大會主辦者負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻、兩個能固定的展墻上的射燈、一個展桌、兩把椅子、地毯、220V5A三相電源插座，以及刻寫楣板即參展公司的名稱。無特殊要求，楣板文字是你填寫在參展表格中的單位名稱。

 

　　展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置——位于每行展位的預端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果你越早申請參展，就越有機會向大會主辦者尋求該種展位。

 

　　特修展臺

 

　　超過4個或4個以上標準展位的面積時，你可以只預定光地面，裝修則可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排、做出別出心裁的獨特裝修。

 

　　展位裝修

 

　　大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用防火材料，在做特裝修時要特別注意，如果采用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火涂料。

 

　　家具

 

　　大多數參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館，要以提供桌椅、柜子、沙發等家具的臨時租用服務。

 

　　水、電、煤氣

 

　　如果你在展覽中要大量用電以及使用上下水、煤氣、天然氣等，你一定要在參展表格中加以說明、特別強調，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排并可以提供這此服務。

 

　　電話

 

　　你可以申請展覽期間租用電話線，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。

 

　　物品保管

 

　　展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。

 

　　如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文化和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。