召開一次會議，尤其是大型會議，有很多的構成要素。通常會議的構成要素有:主辦者、承辦者、與會者以及其他與會議有關的人員。

 

　　1_主辦者

 

　　會議主辦者一般指出資舉行會議的組織的通稱。

 

　　主辦者分三種。

 

　　第一，協會等會員主辦者。這種主辦者為自己的會員舉辦會議，雖然參加會議者并不只局限于會員，但會議的成功是會員及組織的目標和任務。

 

　　第二，雇主主辦者。這種主辦者是雇主為自己的雇員和其他與組織相關的會員舉辦會議，如客戶、股東、代理、分銷商和總代理等。

 

　　第三，主辦者是為公眾舉辦會議活動，常常稱為公共研討會。這些會議分贏利性和非贏利性會議。一般說來政府機構和公共團體為主辦者舉行的會議傾向于非贏利性;各種媒體、專業協會、公司，以及想出售與會議有關產品的單位與個人舉辦的公共研討會常常是贏利性的。

 

　　2_承辦者

 

　　會議的承辦者可以是某一具體的單位，也可以指某一會議的主要負責人。會議的主要負責人可以是主辦方內部或外部人選。現在出現越來越多的提供會議承辦的服務展覽公司。

 

　　3_與會者

 

　　參加會議的人通常被稱為與會者。

 

　　除一般與會者外，還有一些特殊類型的與會者需要特別予以關注。如貴賓(VIP)、國際與會者、行為障礙者、老年與會者等。

 

　　貴賓如政府要員、影視名人、名著作者、公眾名人等。他們應受到特別對待。會議常常借助貴賓來擴大影響，但近年來貴賓也常常成為恐怖分子襲擊的對象，因而，會議應加強對貴賓的安保措施。如是否有專人與貴賓聯系;是否需要對貴賓實施特殊的保密措施;會場是否有保安人員和安全程序等等。

 

　　對于行為喧礙者如盲人與會者，會議組織者應給予特殊的幫助，必要時需制作一些特殊的會議簡介。

 

　　對于乘坐輪椅的與會者要提供坡道及其他類型的方便設施。

 

　　對于有聽暄的與會者，手勢和手語是最常用的交流方式.

 

　　一些酒店為有行為障礙的與會者準備了特殊的房間，如乘輪椅者專用房間等.他們為有聽障的與會者設置燈光系統，分別識別煙霧報警、電話或敲門。