一、客戶邀請
1、展會召開前半月進行召開區域客戶拜訪邀請，邀請意向客戶及準客戶。
2、客戶邀請必須當面拜訪，并告知所召開展會相關信息。將邀請函交付本人或相關人員，不允許電話通知或口頭傳達。
二、促銷政策
各銷售處可以根據各區域市場情況及特殊客戶公關策略，自行制定區域促銷政策（只限于展示會當天交付車輛），并將促銷政策及促銷原因上報進行審批，合格后才允許執行。
三、資料準備
1、酒店
為了確保促銷活動策劃能更好的展示公司及產品形象、取得最佳效果，需按促銷活動策劃需求選擇最適合的酒店。
2、室內
選擇大小適合會議規模的會議室，會場進出方便，有明顯的導引牌，有服務人員提供上乘服務，賓館會場需有專人負責，并提供盡可能多的方便。
3、室外
促銷活動會場需要有開闊樣機展示場地，可停放展示樣機，并有足夠的樣機表演空間，進出及裝卸樣機方便，地面應允許履帶設備擺放及行走演示（場地應整潔，無污物）。
四、現場布置
1、視覺效果
為保證促銷活動現場的效果，在活動前一天須將會場按公司VI標準布置完畢（拱門、條幅、噴繪、展板、展架、導引牌等）。
2、必備設施
活動現場必須配備投影儀、DVD、電腦、座式麥克風、無線話筒（兩個以上）、白板等硬件設施，宴會廳要求懸掛答謝會條幅。
3、參展車輛
分公司負責參展車輛完好到位，外觀整潔，無灰塵，無劃傷，無故障。參會人員
4、人數
邀請客戶到會率不允許低于80%，無關人員不允許超過20%。
5、3D簽到墻簽到
安排人員專職進行簽到登記、發放資料，來賓掃碼后輸入信息進行簽到，簽到后頭像將會展示在紅星（www.22v.cn）簽到墻上。嚴禁邀請無關人員參加促銷活動及讓無關人員進入促銷現場。
五、酒店準備
1、會議廳門口設置接待臺，用于來賓簽到
2、會議廳開會時，以課桌式進行，約人位置
3、宴會廳就餐部分以圓桌式進行，主桌人（各縣市與公司主要領導），副桌人、個副桌，另備1桌。
4、主席臺前需要主持臺，主持臺用鮮花裝飾，同時需要桌麥一個，無線麥克一個
5、會議期間需要酒店方提供投影、投影布
6、會議開場前需要酒店協助將條幅或背景墻布置好
7、酒店需于一樓大廳放置明顯的指示牌，將客人引領至會議廳
8、酒店方提供一個抽獎箱（最好自備，透明有機玻璃的）
9、餐桌要有桌布，餐椅要有椅套。
10、酒店方將桌牌擺放，主桌為1號，其余桌號為2-？號
六、展會中注意的細節
用戶調查：
1、必須發放并回收《用戶調查表》
現場解說：專業人員負責室內、室外的產品和企業介紹。室外解說需配備現場音響設備，以能蓋過機器噪音為宜。
2、關于主持人
代理商應聘用專業主持人或在公司內部培養專業主持人，和相對成熟的會展小組。
3、禮品發放
活動禮品、禮金應嚴格控制，原則上在用餐后，憑邀請函發放。
4、會議記錄
須設專人進行活動拍照，照片內容須涵蓋酒店布置外景、會場全景、就餐全景、樣機演示等，收集照片后建立促銷展會原始資料庫，為以后的促銷活動策劃提供直觀的參考，并反饋廠家。
