一、如何做好主持

    1、制會議的氣氛

    召開一個會議,會議主持人應認真地肩負起最大的責任,他應能很好地掌控到全局,應能有效地觀察到所有參會者及其反應,決定整個會議氣氛的基調.會議主持人也許有一些個人的偏好,但是無論如何不能把所有的會議都開成個人風格的會議.會議主持者應當按照會議的性質、傳達的內容來定位會議的風格.會議主持者需要適時地區分參會者的不同風格,控制會議的氣氛.

    2、控制會議時間、推動會議的進程

    作為會議的主持人,如果能充分地準備,完全能有效地控制會議的時間.會議過程中,盡量不要拖延;發現會議誤入歧途或有一些拖延時,會議主持者應立即以最快的速度調整到正常的議程中.會議主持者給參會者提供一個討論某項問題的環境,或傳達信息,一定要按照會議的議程進行.此外,有很多專家在場時,會議主持者一定要做到不卑不亢.

    3、協調發言

    協調參會者的發言是會議主持者的另一項非常重要的工作,只有協調好參會者的發言,才能更好地將整個會議引向一個良好的進程.這其中包括如何充分調動參會者的積極性,讓其主動、自覺地發言;或參會者積極性太高時,適當地把握會議的進程.

    4、觀察參會者的反應并給予及時的反饋

    觀察參會者的反應并給予一些及時的反饋是會議主持者的職責.觀察參會者的反應,并給予反饋,有助于整個會議的順利進行,同時還能很有成效地和參會者進行有效的溝通,從而為高效率的會議奠定堅實的基礎.

    5、做討論的總結

    剔除小的、次要的問題,進行討論的總結是會議主持者的職責,這樣可以保證會議的成果,引導會議的良性進展,而不至于使會議最終沒有任何效果,或亂七八糟、沒有任何的條理性.

    6、跟進會議的決定

    做一個會議主持,對于初、中級的經理而言,會議要達到的目的以及最終的會議結果是很重要的一部分工作.通過會議達成一些目標,若只有希望而沒有實際的行動,也是沒有意義的會議.會議主持者應認真地對會議高度負責,應及時地對整個會議的決策和結果進行跟蹤,以達到預期的目標.

    此外為了讓會議有效,除了前面提到的會議準備,會議主持者還應進行會前的最后的準備,否則,失敗的準備等于準備了失敗.會前最后的準備包括:一定要最后核實一下曾經準備過的資料;會議的地點以及情況;確認參與者;器材的等各種準備情況.

    二、會議現場的控制

    1、做好會議的準備之后,會議主持者可以開始會議.在會議過程中,每個人都希望會議能順利地進行,但是也經常會有一些意想不到的問題會出現,這就需要會議主持者有效地控制會議的現場.

    會議進行過程中,當會議主持者提出一些問題時,存在沒有任何人回答的可能,在這種情況下,會議主持者應該怎么辦呢?沒有人應答的場面會對整個會議目標最終的達成產生負面影響,因為得不到反饋.會議主持者就一定要想辦法鼓勵參會者說出自己的意見和建議.

    當遇到這一問題時,會議主持人就應該使用一些技巧來鼓勵參會者的發言.最簡單的辦法就是點出參會者的名字,這樣冷場的局面就很容易打破.此外,會議主持者還可以通過運用眼神來鼓勵參會者發言.

    實際上,會議主持者點到一個人名字時,這個人會特別集中精力、特別認真地去思考問題.而且往往在第一個參會者發言之后,其他參會者就會開始活躍起來,踴躍地發言.實際上,這跟人與人之間的破冰有關,會議主持者應打破沉默的堅冰,開好會議的頭,不將沉默帶到會議的過程中.

    2、個別參會者不停地大發議論

    與冷場相反,個別參會者有時不停地高談闊論,也會造成尷尬的局面.會議的大部分時間被個別的同事獨自占去了,會議儼然成了他的個人專場,作為會議的主持人又應該怎么辦呢?

    直接打斷,回避這個問題,進行下面的議題作為會議主持人,有推進會議議程的職責.于是很多會議主持者就會直截了當地打斷,回避問題,直接轉到下面的議題.實際上,這種做法是錯誤的,這是主持人不能控制局面的典型表現.回避這個問題,會造成不好的結果.如果議題還沒有討論,只有一個人在沒完沒了的發言,而會議主持者就當作討論完了,這是主持者不能掌控局面的一個最典型的表現.

    讓員工充分發表意見,并試圖參與討論.基于民主的想法,很多會議主持者會采用"讓員工們充分發表意見,并試圖參與討論"的方法來解決個別參會者大發議論的問題.這種做法也是錯誤的,如果每提出一個問題都如此進行,會議將占據工作的全部時間.因為如果員工提出一個問題就進行討論,參與者將輪流成為主持人,那么所有的時間就被討論這些細枝末節的問題所占去了.

    打斷,并要求大家先集中問題,再有針對性地解決最后一個方法是"打斷,并且要求大家先集中問題",如果問題是共性的,那么有針對性的解決;如果問題不是共性的,則可以略過,與員工在會后單獨地解決.解決主要問題是提高會議效率的好方法.在有人不停地大發議論時,會議主持者要打斷,征求大家的意見,然后繼續推動會議的議程.此外,會議主持者還可以通過限制發言時間的辦法制止個別人不停地大發議論.

    3、進行小范圍的討論

    在經理或主管的心目中,可能會有個別重點員工,該重點員工可能是經理培養發展的對象,也可能是能帶來最好業績的員工.通常在這種情況下,一旦他們提出問題,主管或經理在作為會議主持時,就愿意多跟他們進行溝通,結果可能就會使其他的員工感覺受到冷落.那么,會議主持者應該如何有效地避免這種情況的發生呢?

    對參會者提出的問題置之不理,進行下面的議題對參會者提出的問題置之不理,是會議主持者最容易也直接想到的辦法.但是這種做法是錯誤的,鼓勵參會者提出問題是會議主持者的職責,如果對參會者提出的問題置之不理,不僅會直接打擊參會者的積極性,更重要的是對于解決問題毫無幫助.因為,會議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題,就直接放棄了,對于會議目標的達成會有負面的影響,很容易造成損失.

    建議其他員工也就此發表意見,大家都參與討論,建議其它員工也就此發表意見,參與討論是主管從個人角度判斷,該參會者提出的問題屬于共性問題,因此建議其他員工也就此發表意見的一種做法.實際上,其他參會者不一定了解該問題的前因后果,因此不一定能有效地提出多少意見和建議.有調查數字顯示由于個別員工提出個性問題而致使會議跑題的現象大約占整個會議的50%.而有83%的人會對會議跑題感到苦惱,由此可見這是一個十分嚴重的問題.因此,這是一種錯誤的做法.如果每提出一個問題都如此進行,會議將占據了工作的全部時間.

    重復參會者提出的問題,并參其他參會者確認此問題有無共性,這是會議主持者正確的做法.既然會議主持者鼓勵參會者提出問題,那么就要正視所提出的問題,向參會者確認其所提出的問題,并與其他參與者共同確認該問題的可探討性.此外,如果會議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會的聲音,只會得到適得其反的不良結果,弄得自己疲憊不堪.

    4、取得滿意的會議效果

    掌握了會議主持的技巧,并有效地控制會議現場后,處理好突發事件,會議主持者可以帶領參會者成功地完成一個完整的會議過程,但并不等同于實現了會議的最終目標.會議是否有績效、能否真正地產生效果取決于會議主持者對于會議結果的及時跟蹤.管理者要取得滿意的會議效果,需要制訂行動計劃、跟蹤執行、責任到人、限制時間、確認理解.

    行動計劃

    要取得滿意的會議結果,在整個會議進程中,非常關健的一項也是最后一項,即行動計劃.通過會議,管理者最終要得出決議,決議以后執行的方法,這都需要制訂行動計劃.

    通常情況下,管理者會將行動計劃交給一個項目負責人或行政,讓其依據決議制訂一個行動計劃.實際上,這樣制訂出的行動計劃并不一定能有效地讓員工很好地執行.因為員工有可能將其作為傳達文件看待,還有可能員工對其分工不認可和不滿意,導致了員工的不愿意執行.最終導致會議毫無結果.因此,若有必要,管理者一定要在會議過程中制訂一個行動計劃,對于各參會者所負責的內容,所有的參會者應該有所共識.

    執行的跟蹤

    達成共識,確定各參會者所負的責任之后,執行的跟蹤就成為接下來最為關鍵的一步.執行的跟蹤包括制訂跟蹤負責人和跟蹤的方法.通常,執行的跟蹤要明確所要完成的項目、跟蹤的負責人、完成項目的限制時間、可能涉及的合作部門和個人、所要達成的目標以及衡量的方法等各方面的內容.

    責任到人

    責任到人即確定最終由誰來負責某項具體任務,這是非常關鍵的一點.管理者一定要避免讓員工們在私下里協商確定職責所在,這樣會造成效率降低,并且有可能造成項目的無法完成,成員之間也會相互推卸責任,從而最終影響了整個會議目標的實現、決策的執行.

    時間限制

    時間限制是為保證項目的規定進度而制訂的.有些項目會議通常在每個星期或項目取得一定進展時,定期召開回顧會議.通過限制時間,管理者可以有效地把握整個項目的進展程度,并能有效地最終保證項目的完成,實現會議的目標.

    確認理解

    上面步驟完全完成之后,管理者還需要針對分工責任人、項目的時間限制等問題,詢問所有參會者是否理解并認可,即進行確認理解的過程.只有得到全部員工的認可,并使得員工明確了自己的職責所在以及時間上的限制,整個項目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性.完成確認理解的過程,那么整個會議從準備到實施及最后跟進的過程也就完成了.

    三、會議總結

    完成會議的準備之后,管理者進入到會議進行的過程中,為成功地擔任會議主持人的角色,管理者需要正確而熟練地掌握會議的主持技巧:自信、關注參會者、考慮會議話題、注意反饋、強調重點、分清主次、運用輔助的設施;明確會議主持者的職責;管理者還需要成功地應對會議中的突發事件,以有效地控制會議的進程.最后,會議滿意效果的取得還要制訂行動計劃、跟蹤執行、責任到人、限制時間、再次地確認理解.