組織籌備一次慶典，如同進行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計劃。商務人員如果受命完成這一任務，需要記住兩大要點：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。

　　慶典的內(nèi)容安排,作為開業(yè)典禮的組織者至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布 置以及慶典的程序等四大問題。依照常規(guī)，一次慶典大致上應包括下述幾項程序：

　　預備：請來座就座，出席者安靜，介紹佳賓。

　　第一項，宣布慶典正式開始，全體起立，奏國歌，唱本單位之歌。

　　第二項，本單位主要負責人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之處。

　　第三項，邀請嘉賓講話，大體上講，出席此次的上級主要領導、協(xié)作單位及社區(qū)關系單位，均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好，不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個人應當公布。在進行公布時，可依照其“先來后到”為序，或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。

　　第四項，安排文藝演出。這項程序可有可無，如果準備安排，應當慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的主旨。

　　第五項，邀請來賓進行參觀。如有可能，可安排來賓參觀本單位的有關展覽或車間等等。當然，此項程序有時亦可省略。

　　在以上幾項程序中，前三項必不可少，后兩項則可以酌情省去。

　　按照儀式禮儀的規(guī)范，作為東道主的商界人士在出席慶典時，應當嚴格注意的問題涉及到以下七點：

　　第一，儀容要整潔。所有出席本單位慶典的人員，事先都要洗澡、理發(fā)，男士還應刮光胡須。無論如何，屆時都不允許本單位的人員蓬頭垢面、胡子拉碴、渾身臭汗，有意無意去給本單位的形象“抹黑”。

　　第二，服飾要規(guī)范。有統(tǒng)一式樣制服的單位，應要求以制服作為本單位人士的慶典著裝。無制服的單位，應規(guī)定屆時出席慶典的本單位人員必須穿著禮儀性服裝。即男士應穿深色的中山裝套裝，或穿深色西裝套裝，配白襯衫、素色領導、黑色皮鞋。女士應穿深色西裝套裙，配長統(tǒng)肉色絲襪、黑色高跟鞋，或者穿深色的套褲，或是穿花色素雅的連衣裙。絕不允許在服飾方面任其自然、自由放任，把一場莊嚴隆重的慶典，搞得像一場萬紫千紅的時裝或休閑裝的“博覽會”。倘若有可能，將本單位出席者的服飾統(tǒng)一起來，則是最好的。

　　第三，時間要遵守。遵守時間，是基本的商務禮儀之一。對本單位慶典的出席者而言，更不得小看這一問題。上到本單位的最高負責人，下到級別最低的員工，都不得姍姍來遲，無故缺席或中途退場。如果慶典的起止時間已有規(guī)定，則應當準時開始，準時結(jié)束。要向社會證明本單位言而有言，此其時也。

　　第四，表情要莊重。在應典舉行期間，不允許嘻皮笑臉、嘻嘻哈哈，或是愁眉苦臉、一臉晦氣、唉聲嘆氣，否則會使來賓產(chǎn)生很不好的想法。在舉行慶典的整個過程中，都要表情莊重、全神貫注、聚精會神。假若慶典之中安排了升國旗、奏國歌、唱“廠歌”的程序，一定要依禮行事：起立，脫帽，立正，面向國旗或主席臺行注目禮，并且認認真真、表情莊嚴肅穆地和大家一起唱國歌、唱“廠歌”。此刻，不許可不起立、不脫帽、東張西望、不唱或亂唱國歌與“廠歌”。在起立或坐下時，把座椅搞得亂響，一邊脫帽一邊梳頭，或是在此期間走動和找人交頭接耳，都應被為危害本單位形象的極其嚴重的事件。

　　第五，態(tài)度要友好。這里所指的，主要是對來賓態(tài)度要友好。遇到了來賓，要主動熱情地問好。對來賓提出的問題，都要立即予以友善的答復。不要圍觀來賓、指點來賓，或是對來賓持有敵意。當來賓在慶典上發(fā)表賀辭時，或是隨后進行參觀時，要主動鼓掌表示歡迎或感謝。在鼓掌時，不要在對象上“挑三揀四”，不要“欺生”或是“殺熟”。即使個別來賓，在慶典中表現(xiàn)得對主人不甚友善，也不應當當場“仗勢欺人”，或是非要跟對方“討一個說法”不成。不論來賓在臺上臺下說了什么話，主方人員都應當保持克制，不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡亂起哄。不允許打斷來賓的講話，向其提出挑釁性質(zhì)疑，與其進行大辯論，或是對其進行人身攻擊。

　　第六，行為要自律。既然參加了本單位的慶典，主方人員就有義務以自己的實際行動，來確保它的順利與成功。至少，大家也不應當因為自己的舉止失當，而使來賓對慶典作出不好的評價。在出席慶典時，主方人員在舉止行為方面應當注意的問題有：不要：“想來就來，想走就走”，或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉(zhuǎn)。不要打周圍的人說“悄悄話”、開玩笑，或是朝自己的“領居”甚至主席臺上的人擠眉弄眼、出怪樣子。不要有意無意地作出對慶典毫無興趣的姿態(tài)，例如看報紙、讀小說、聽音樂、打撲克、作游戲、打瞌睡、織毛衣，等等。不要讓人覺得自己心不在焉，比方說，尋呼機“一鳴驚人”，探頭探腦，東張西望，一再看手表，或是向別人打聽時間。當本單位的會務人員對自己有所要求時，需要“有則改之，無則加勉”，不要一時沖動，或是為了顯得自己玩世不恭，而產(chǎn)生逆反心理，作出傻事來。

　　第七，發(fā)言要簡短。倘若商務人員有幸在本單位的慶典中發(fā)言，則務須謹記以下四個重要的問題：一是上下場時要沉著冷靜。走向講壇時，應不謊不忙，不要急奔過去，或是慢吞吞地“起駕”。在開口講話前，應平心靜氣，不要氣喘吁吁，面紅耳赤、滿臉是汗、急得講不出話來。二是要講究禮貌。在發(fā)言開始，勿忘說一句“大家好”或“各位好”。在提及感謝對象時，應目視對方。在表示感謝時，應鄭重地欠身施禮。對于大家的鼓掌，則應以自己的掌聲來回禮。在講話末了，應當說一聲“謝謝大家”。三是發(fā)言一定要在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束，而且寧短勿長，不要隨意發(fā)揮，信口開河。四是應當少作手勢。含義不明的手勢，尤其應當在發(fā)言時堅決不用。

　　外商位的人員在參加慶典時，同樣有必要“既來之，則安之”，以自己上佳的臨場表現(xiàn)，來表達對于主人的敬意與對慶典本身的重視。倘若在此時此刻表現(xiàn)欠佳，是對主人的一大傷害。所以寧肯堅辭不去，也絕不可去而失禮。