有些時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)不但要在會(huì)議上發(fā)言，還要主持會(huì)議。會(huì)議主持人是會(huì)議的“舵手”，要隨時(shí)把握、駕駛好會(huì)議之舟，啟發(fā)引導(dǎo)大家，始終遵循會(huì)議既定的議題、日程，進(jìn)行充分地研討，才能如期達(dá)到預(yù)想的目的。這就要求領(lǐng)導(dǎo)必須使與會(huì)者充分了解議題。開(kāi)始就要講明會(huì)議共有哪些議題，怎么個(gè)開(kāi)法，有哪些要求，與會(huì)者要承擔(dān)什么任務(wù)等。其中，哪一項(xiàng)應(yīng)由與會(huì)者在會(huì)上作出決定；哪一項(xiàng)只需聽(tīng)一聽(tīng)與會(huì)者的意見(jiàn)，以便進(jìn)一步補(bǔ)充；哪一項(xiàng)只是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項(xiàng)與會(huì)者必須和上級(jí)保持一致，只研究怎么協(xié)調(diào)行動(dòng)等等。而要與會(huì)人聽(tīng)得明白，那么，主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者就必須講得清楚，把會(huì)議的目的、要求、內(nèi)容諸項(xiàng)一一交待給大家，層次要清晰，邏輯要嚴(yán)密，表達(dá)要準(zhǔn)確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內(nèi)容龐雜，使聽(tīng)者不知所云，無(wú)所遵循。 　　開(kāi)會(huì)時(shí)往往有這種情況：有時(shí)大家意見(jiàn)比較集中，而會(huì)議主持人卻不能及時(shí)總結(jié)，提請(qǐng)大家轉(zhuǎn)入另一項(xiàng)議題，出現(xiàn)了冷場(chǎng)，拖延了時(shí)間；有的在征求大家意見(jiàn)時(shí)，有的人一聲不吭，有的人翻來(lái)覆去，談不到點(diǎn)子上，越扯越遠(yuǎn)；也有時(shí)人們爭(zhēng)論不休，互不服氣…… 　　會(huì)議上發(fā)生了冷場(chǎng)、爭(zhēng)論、跑題等情況怎么辦？這就要求領(lǐng)導(dǎo)能夠細(xì)致了解會(huì)議進(jìn)程，掌握與會(huì)人員的心理，恰到好處地、適時(shí)地對(duì)會(huì)議進(jìn)行引導(dǎo)。意見(jiàn)基本一致時(shí)，立即終止；意見(jiàn)大同小異時(shí)，允許求同存異；很難一致時(shí)，下次再議；對(duì)于離題太遠(yuǎn)的發(fā)言，會(huì)議主持者可尋找時(shí)機(jī)予以引導(dǎo)、提醒，拉回正題。為了不分散大家的精力，不浪費(fèi)大家的時(shí)間，不沖擊會(huì)議的中心議題，領(lǐng)導(dǎo)者必須十分注意掌握講話(huà)的時(shí)機(jī)和“火候。” 　　領(lǐng)導(dǎo)還要注意掌握說(shuō)話(huà)的分量和分寸。這也是“度”的一種要求。 　　語(yǔ)言的分量是由詞意和態(tài)度兩個(gè)主要因素構(gòu)成的。詞意是指語(yǔ)言的本意，態(tài)度是指表達(dá)時(shí)所持的表情和情緒。比如，主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)，要批評(píng)下級(jí)人員的工作差錯(cuò)或較大的失誤，這里就有個(gè)分量問(wèn)題。如果是個(gè)別的、一般性的差錯(cuò)，而批評(píng)的分量過(guò)重，未免有小題大作之嫌，本人不服氣，大家也不滿(mǎn)意。如果是較大失誤，而批評(píng)分量過(guò)輕，既達(dá)不到教育本人的目的，又給大家一種袒護(hù)當(dāng)事人、文過(guò)飾非之感，不能使聞?wù)咦憬洹．?dāng)然，不做具體分析，以理服人，而是無(wú)限上綱，亂扯一通，也不會(huì)有好效果。因此，根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)、程度，在講的時(shí)候，就有一個(gè)輕重之間怎樣才算適宜的分寸問(wèn)題。 　　分寸是衡量語(yǔ)言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細(xì)微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細(xì)微差別。二是注意態(tài)度和語(yǔ)調(diào)的區(qū)別，這種分寸也是會(huì)影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問(wèn)題，又要教育同志。指出問(wèn)題的嚴(yán)重性，進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)，不一定非要高門(mén)大嗓、聲色俱厲不可。語(yǔ)言尖刻，態(tài)度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對(duì)方的反感和抵觸，不利于問(wèn)題的解決，也不利于團(tuán)結(jié)。 　　1.會(huì)議要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始 　　這是主持會(huì)議人最容易貫徹的一條原則。而由于種種歷史原因，又是難于貫徹的一條。人們由于缺乏會(huì)議意識(shí)，有的是覺(jué)得會(huì)議不重要，9點(diǎn)通知10點(diǎn)到；有的是為了顯示身分，如張?zhí)煲韯?chuàng)造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來(lái)遲。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，這樣才能使會(huì)議有個(gè)良好的開(kāi)端，也是提高會(huì)議效率的第一步。 　　2.要開(kāi)宗明義 　　通常在開(kāi)會(huì)前分發(fā)給與會(huì)者的議程表中，你已經(jīng)制定了會(huì)議的內(nèi)容和目的。但在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，仍有必要重申一下會(huì)議的內(nèi)容和目的。這將幫助與會(huì)者清楚了解要討論的問(wèn)題，容易澄清任何可能出現(xiàn)的最后一刻的混亂。 　　3.良好的開(kāi)端是成功的一半 　　開(kāi)場(chǎng)白最多不超過(guò)一分半鐘。主持人的任務(wù)是把問(wèn)題清楚全面地向大家攤開(kāi)。他還需講清解決問(wèn)題的迫切性，以促使大家立即行動(dòng)。拖泥帶水的開(kāi)場(chǎng)白會(huì)削弱解決問(wèn)題的緊迫感，使會(huì)議剛開(kāi)始就面臨失敗。 　　用豐富多彩的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)自己的想法，使聽(tīng)者感興趣。明快生動(dòng)的開(kāi)場(chǎng)白能提高整個(gè)會(huì)議的調(diào)子和節(jié)拍。正如俗話(huà)所說(shuō)，良好的開(kāi)端是成功的一半。 　　4.提供背景材料讓大家決策 　　在開(kāi)場(chǎng)白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問(wèn)題的辦法。應(yīng)指出如果不這樣做，個(gè)人就會(huì)取代會(huì)議變成決策工具。如果某個(gè)與會(huì)者想倉(cāng)促行事，要阻止他。 　　動(dòng)員所有與會(huì)者出謀獻(xiàn)策，幾乎每次會(huì)議總有些默不作聲的人。會(huì)議要開(kāi)得使每個(gè)與會(huì)者都能談看法、出主意，最后歸納，作出決定。 　　5.務(wù)必讓每個(gè)與會(huì)者都發(fā)言 　　務(wù)必讓每個(gè)人都參加討論，參與決策。如果你知道某個(gè)與會(huì)者喜歡發(fā)表會(huì)后議論，設(shè)法讓他在會(huì)上發(fā)言，明確表態(tài)。這樣，會(huì)后他再也不能說(shuō)不同意了。這點(diǎn)要取得其他與會(huì)者的配合。這是一種領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，這種領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)能節(jié)省許多開(kāi)會(huì)時(shí)間。 　　開(kāi)會(huì)時(shí)私下交談只會(huì)引起沖突和不和。主持會(huì)議者不能允許任何人把會(huì)議分裂成一個(gè)個(gè)小組討論會(huì)。應(yīng)使所有與會(huì)者都能聽(tīng)到每個(gè)人的發(fā)言。如果竊竊私語(yǔ)者繼續(xù)存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請(qǐng)他把所講的告訴大家。 　　6.主持人要善用調(diào)和藝術(shù) 　　在會(huì)上，主持者的職能不外乎把大家的意見(jiàn)加以分類(lèi)、篩選、澄清并給予指導(dǎo)。他要記錄事實(shí)，引導(dǎo)討論避免產(chǎn)生意見(jiàn)沖突和意氣用事。引導(dǎo)與會(huì)者朝著可能解決問(wèn)題的目標(biāo)前進(jìn)。每當(dāng)人們面對(duì)面討論時(shí)，感情或事實(shí)肯定會(huì)交織在一起。但是，如果你能采取中立的立場(chǎng)，會(huì)議上的感情氣氛就會(huì)淡薄些，會(huì)議也就比較容易掌握。如果你非表態(tài)不可，盡量通過(guò)部門(mén)里其他人來(lái)表示，也可以引用與你觀點(diǎn)相同的與會(huì)者的話(huà)。 　　7.防止會(huì)議上的緊張氣氛 　　防止個(gè)人之間或者團(tuán)體之間產(chǎn)生不融洽的情緒。一旦出現(xiàn)，要立即解決。避免在會(huì)上討論“敏感”的問(wèn)題。講些幽默的話(huà)語(yǔ)，使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒(méi)有錯(cuò)，只不過(guò)是對(duì)問(wèn)題的看法和立場(chǎng)不同。待緊張氣氛有所緩和時(shí)，再回過(guò)來(lái)實(shí)事求是地討論這個(gè)問(wèn)題。 　　8.應(yīng)付分歧意見(jiàn)的技巧 　　對(duì)分歧不要視而不見(jiàn)，也不要設(shè)法回避。承認(rèn)分歧，并提請(qǐng)與會(huì)者注意。把分歧意見(jiàn)公布于眾，供與會(huì)者進(jìn)行明智的選擇。可以問(wèn)爭(zhēng)論的雙方：“你到底站在哪一方？”然后再問(wèn)：“你為什么采取那個(gè)立場(chǎng)？”最后問(wèn)：“你建議我們應(yīng)做些什么？”這樣，他們堅(jiān)持自己觀點(diǎn)的強(qiáng)烈度就會(huì)減弱。 　　9.防止“冷場(chǎng)”的辦法 　　一發(fā)現(xiàn)要出現(xiàn)“冷場(chǎng)”，立即用評(píng)論、提問(wèn)或解釋的方法，鼓勵(lì)大家繼續(xù)討論。要知道與會(huì)者發(fā)表的意見(jiàn)逐步減少，意味著他們對(duì)處理問(wèn)題的緊迫感和能力也隨之下降。 　　10.提問(wèn)的措辭應(yīng)樸實(shí)無(wú)華 　　會(huì)議主持人往往如此發(fā)問(wèn)：“不知各位有何高見(jiàn)？”這一句話(huà)就把想說(shuō)的人也嚇住了。倒不如改為：“各位有什么想法呢？”樸實(shí)無(wú)華，效果反倒好一些。措辭平和，來(lái)自人人平等的原則，給人帶高帽或貶低人的提高，措辭效果不會(huì)好。 　　11.給人臺(tái)階 　　設(shè)法用幽默的語(yǔ)言來(lái)掃除會(huì)議中有人下不來(lái)臺(tái)的障礙。當(dāng)緊張氣氛得到緩和后，每個(gè)人都感覺(jué)輕松了。不愿認(rèn)錯(cuò)的人也有臺(tái)階下了，而且顧全了他人的面子。 　　12.在討論中要經(jīng)常歸納提醒 　　歸納小結(jié)是向大家報(bào)告會(huì)議進(jìn)展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見(jiàn)進(jìn)行歸納，以提請(qǐng)與會(huì)者注意。否則，不同意見(jiàn)在討論中會(huì)被忽視。如果到會(huì)議結(jié)束時(shí)才冒出來(lái)，會(huì)使大家感到沮喪。 　　13.會(huì)議中的小結(jié)不超過(guò)30秒鐘 　　歸納小結(jié)不要超過(guò)30秒鐘。這段時(shí)間完全夠用。寥寥數(shù)語(yǔ)不僅不會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)展，還可以向全體與會(huì)者表示你是珍惜時(shí)間的，并設(shè)法把大家的想法引向深入。 　　14.會(huì)議要適時(shí)而止 　　會(huì)議議程一經(jīng)發(fā)出，不要更改，不要超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。如果會(huì)議程序拖延了，要立即采取行動(dòng)。明確告訴大家，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開(kāi)完會(huì)。此舉，最得人心。