展覽會論壇策劃與組織的程序

　　無論是產業高峰論壇，還是專業研討合成技術交流會等，都有一些共同點主導功能相通、籌備過程相似、組織形式靈活等。下面，將從籌備過程的角度，并結合一些案例來論述展覽會論壇的策劃程序。

　　1、進行市場調查  為了保證各項工作的順利開展，主辦單位首先需要成立一個組委會或指定專門的工作小組來負責論壇的籌備工作。工作小組成立后，第一項工作便是進行詳細的市場調查，調查的主要內容包括：產業發展的熱點問題，近期舉辦的同類展覽會的論壇議題、收費標準和效果、潛在目標聽眾的評價和建議。調查的工具主要有直接郵寄、室內研究、E-mail和互聯網（展覽會的主題網站）等。

　　2、明確論壇主題  主題是論壇的靈魂，一個鮮明的主題可能對潛在聽眾尤其是目標專業觀眾具有強大的吸引力。對于展覽會而言，鮮明的論壇主題必須符合以下標準：與展覽會主題相呼應，并能面向目標聽眾（主要指參展商和專業觀眾），有針對性；超前行業發展的現狀與趨勢，有前瞻性；能抓住行業發展的熱點和難點問題，有現實性；對與合者是難得的教育和培訓機會，有實用性。

　　那么，究競如何確定屜覽會論壇脅主題呢？首先是依據上面的市場調查結果；其次，應該積極征詢相關科研機構和院校專家的意見及建議，當舉辦技術交流性的會議時，這一點尤為重要。

　　3、策劃具體議題  主題確定后，接下來的工作便是設計具體的議題了。策劃具體議題的基本依據是論壇的結構和目標聽眾的需求。每一個具體的議題都應該具有明確的目標。而不是為了湊內容，多個務實而富有吸引力的子議題，才能共同支撐論壇的主題。另外，在策劃具體的議題時，還應適當考慮未來邀請演講嘉賓的難度。

　　4、構建論壇框架  這里所說的“論壇框架”即指展覽會論壇的策劃方案。其主要內容包括：論壇的基本情況，如名稱、時間、地點和規模等，論壇的議程和舉辦形式；論壇的目標聽眾；演講嘉賓的進選和邀請；論壇相關資料的準備，會議招徠；論壇接待安排；論壇召開；現場調查、茶歌等活動安排；論壇總結；論壇贊助；論壇預算等。

　　5、邀請演講嘉賓  邀請合適的演講嘉賓對論壇的成功舉辦至關重要。一般而言，對國外的演講嘉賓，要提前半年預約，并協助其做好簽證、機票（有時候，可由主辦單位購買后郵寄給演講人）等相關準備；對國內演講嘉賓，則至少應提前2個月發出邀請，井協助其他好相關準備工作。對于重要的演講嘉賓，還應制訂“一對一”的接待計劃，妥善安排演講人及其家屬的交通、住宿、餐飲等事宜。

　　6、積極尋求贊助  除了從展覽會收入中劃撥資金、收取門票（會務費）外，主辦單位還應該積極為論壇爭取贊助。由于參加展覽會論壇的人員都來自于同一個行業或聯系緊密的相關行業。因而只要會議策劃合理、具有吸引力，許多企業尤其是參展商都愿意為論壇提供贊助。贊助的形式非常靈括：贊助商提供資金，主辦單位則可給予相應回報，如轉讓論壇的冠名權、在會刊中做免費廣告、允許贊助商在會議期間發表演講等。當然，贊助商也可提供會議現場的設備，或贊助與會代表的午餐或歡迎晚宴等。

　　7、開展宣傳招徠  一般而言，展覽會論壇的招徠工作可以和招展工作或專業現場組織工作協同進行，因為展覽會論壇的聽眾中有相當一部分就是參展商和專業觀眾。在實際工作中，展覽會論壇工作人員主要利用四種方式來招徠與會者，即電話、傳真、直接郵寄和網上預訂。其中，采用直接郵寄時，論壇的宣傳材料往往和招展材料放在一起，主要包括論壇介紹（基本情況、背景和亮點）、會議預訂表、論壇議程安排等。

　　8、執行會議計劃  會議計劃的執行主要指展覽會論壇的現場協調和管理，以確保論壇既定目標的實現。其內容主要包括：場地布置和設備安裝；會議現場注冊；現場調度；現場服務；問卷調查等。

　　9、完成會后工作  論壇結束后，工作小組還有很多善后工作要完成。首先是進行現場或會后跟蹤調查，以按集聽眾對議題安排及服務的意見和建議，從而為增強下一屆論壇的吸引力和改進服務質量提供依據；其次是感謝演講嘉賓和與會者，如給演講人奇發感謝信、給與會者郵寄展覽會的相關總結材料等；另外，在會后工作小組自身也要進行全面、認真的總結和評估，以期讓下一屆論壇辦得更好。具體而言，評估的內容主要涉及五大方面：論壇的目標、論壇的主題和議題、聽眾對論壇的評價、論壇的現場執行、收支狀況。