太陽能產品新聞發布會的準備階段

　　（一）確定新聞發布會日期、地點、新聞點

　　1、具體日期

　　與希望發布的事件日期相配合，來加大宣傳力度，挖掘新聞點，制造新聞效應。注意避免與重大新聞事件沖突，與社會重大活動和紀念日相沖突。在正式新聞發布前20天完成，最遲15天。并在邀請函發布前預定會場，否則會影響下一步工作。 周二-周四通常較為合適。周一，記者們往往忙于檢查上周工作；周五也不宜選，因為許多的人正考慮著如何過周末。

　　2、 具體時間

　　如果早報記者參加，新聞布會最好在下午3點；如果要在當天晚報或電視晚間新聞上報道，最好安排在上午9:30或10:00---10:30 ,這樣便于記者到會。

　　3、會場選址

　　會場地址要有較大知名度和影響力，要與所要發布的新聞性質相融合，同時，要考慮到交通方便、新聞發布的硬件等因素，如電話、傳真、打字、照明設備等。通常選在三星級以上的酒店、賓館或新聞中心等地舉行。還要注意會場的環境，如氣溫、燈光、嘈音等等問題。會場空間根據參加人員數確定，若會場空間過大、人員少，給人的印象是新聞發布會的內容新聞價值并不大。如果有電視攝影機記者參加，會場空間要大一些。

　　（二）確定參與人員名單，會議議程、時間表等方案。

　　1、詳細擬定參加的領導、廣告公司、客戶、同行、媒體記者的邀請名單。確保新聞發布會參與人員的數量和質量。

　　注：邀請的記者要對此新聞感興趣。例如：新聞只對報刊記者有價值，那就只邀請這些人，那些長期報道公司發展的記者要一并邀請。

　　2、會議議程方案及時間表。 （略）

　　（三）按照邀請名單，分工合作發送邀請函和請柬，確保重要人物實施公關和追蹤，并預備備用方案。

　　1、最好不要用電話邀請。對離公司不遠的媒體，親手送去。注意不要送得太早，以致邀請函被埋沒于文件推里，但也應給對方反映的時間。到新聞發布會近日，電話詢問信件是否如期送達，對方是否與會，等等。這樣還可提醒對方收看信件。

　　2、邀請函要帶有公司標志。

　　3、信件中最好不要注明會議聯系人的全名和個人電話，這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發布會的細節，否則，若他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。

　?。ㄋ模┵徺I禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進行培訓和預演。布置會場、準備領導的發言稿，新聞通稿等。

　　1、會場布置

　　（1）環境營造：    會場既要體現企業精神，又使記者參生賓至如歸的感覺。

　?。?）現場音樂選擇：   會場播放音樂應與新聞發布會內容相容相諧。

　　（3）背景設計：  根據新聞內容設計。

　?。?）新聞發言人的位置按安排。

　　如果電視攝相機在房間后排，那么公司發言人應在房間前排就坐；如只有報刊記者與會，發言人就坐在記者中，當友人提問時舊走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就越容易營造出一種友好氣氛。不要讓新聞發言人坐在鏡子、窗戶或其他放射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

　　（5）會場應設有記者簽到處，簽到處最好設在入口或入場通道處。

　?。?）會場座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會的情況下，在每個記者席上準備有

　　資料，供記者們深入細致地了解所發消息的全部內容。

　　2、現場工作人員選擇

　?。?）選擇會議主持人

　　要求：把握新聞發布會的主題范圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議的順利進行，同時在必要時還承擔消除過分緊張的氣氛，化解對立情緒、打破僵局等特殊任務；

　?。?）主要發言人：

　?。?）選擇現場服務人員包括禮儀人員和接待人員

　　要求：從外貌到自身的修煉均要合格，并注意服務人員的性別比例，以便發揮“異性效益”,同時在新聞發布會三天前就進行培訓和預演。

　　服務人員的主要工作有如下幾點：安排與會者簽到；引導與會者入坐；準備好必要的視聽設備；發布宣傳材料和禮品；安排好餐飲工作；安排一名攝影師專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀念之用。

　　3、新聞通稿和背景材料

　　（1）要求：新聞通稿和背景材料美觀，并印有公司標志。若能提供聲像資料最好。

　?。?）內容：新聞發布會涉及的新聞時間的要點；XX發展簡史；主要人物介紹及照片。會場主要負責人的名片、便于日后加以聯系。如果是新品發布會，還要提供技術資料。

　　4、禮品準備

　?。ㄎ澹┌l布會之前至少進行兩次彩排，正式發布會前提前一到兩個小時，檢查一切準備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補救措施。

　?。┌l布會流程。

　　通常為：①來賓簽到②貴賓接待③主持人宣布發布會開始④按會議議程進行⑤會后交流⑥有特別公關需求的人員的個別活動。