會議策劃的幾個主要因素

　　會議目標  舉行會議必須是為了達到某個目標。會議可能只是履行簡單的年度慣例，但大多數會議除此之外還有其他的目標。會員主辦者舉行會議可能是要創造機會使其會員聚在一起，但通常會議也包括一些圍繞具體目標展開的內容。雇主主辦者舉行兇會議一般都有明確的目標。公眾研討會主辦者也必須清楚地說明其目標，以便吸引目標公眾參加。主辦者有時候會使用“預期成果”來說明會議目標，而會員主辦者也用這個名詞作為參考，方便其會員為參加會議做準備。

　　與會者  主辦者希望哪些人來參加會議？對于雇主主辦者和公眾大會主辦者來說，通常在策劃會議的時候都要首先確定會議目標，然后就要定義與會者。而對于會員主辦者來說，安排這兩個要素的次序（會議目標和與會者）有時是相反的：根據所期望的與會者類型來確定一個能夠吸引他們參加的會議目標。不論先決定哪個要素，關鍵在于要使會議目標和與會者相一致。

　　會議策劃  會議的策劃必須反映出會議目標及與會者的特點。雖然這看似理所當然，但是會議主辦者卻往往從策劃開始入手。事情一般是這樣發生的，主辦者正在參加某個會議，覺得該會議很有意義，于是交給承辦者一個策劃方案，讓他據此擬訂會議目標并確定與會者人群。所幸這種情況并不是經常發生，但的確有發生。

　　會議持續時間是策劃中的一個要素。宗教傾向也是在會議策劃過程中常常被忽視的一個要素。